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Les relevés systématiques
des actes Baptêmes, Mariages, Sépulture/Décès

Le But:

Etablir des relevés de tous les actes de tous les registres d'état civil,

Etablir des listes alphabétiques qui faciliteront la recherche d'un acte particulier.
Elles évitent les nombreuses manipulations et préservent ainsi le patrimoine.

L'important:

Standardiser le mode de saisie,

Appliquer des règles simples,

Constituer une banque de données permettant un tri par noms, prénoms, date, époux, épouse etc...

Permettre ainsi de retracer un acte d'une commune dépouillée.

Les relevés manuels:

Ils doivent être entrepris selon le même canevas, au moyen de fiches imprimées portant les indications nécessaires à une saisie ultérieure sur ordinateur.

Les relevés assistés par ordinateurs:

Ils finalisent les relevés manuels. Ils doivent être entrepris au moyen de logiciels spécifiques tel que NIMEGUE, EXCEL, WORKS, ACCES etc.... en excluant les traitements de texte qui sont formellement déconseillés  pour saisir les actes. En effet un traitement de texte n’est pas structuré en enregistrements compatibles avec une base de données.

Règles générales communes - Méthode

Le dépouillement commence de l'époque la plus récente vers la plus ancienne, afin de se familiariser avec l'orthographe des patronymes

Une fiche par acte

Type d'acte: N pour Naissance; M pour mariage; D pour décès/sépulture

Date: indiquer la date de l'acte. Le but est de retrouver l'acte

Le format date grégorienne: jj/mm/aaaa dans un seul champ – colonne –

Le format date républicaine: jj/mmmm/aa dans un seul champ/colonne  (ne prendre que les quatre premières lettres des mois
Ex13 MESS 03. Attention à VEND pour VENDémiaire et VENT pour VENTôse

Cote d'archive: Elle permet de renseigner sur le lieu du centre d'archives (AD06) et diriger le chercheur directement vers le registre concerné. On peut ajouter le N° de l'acte
Ex: AD06/E65/1222/96

Saisir les Noms et prénoms dans deux champs - colonnes - différents

Les patronymes en LETTRE MAJUSCULE. Pas de lettres majuscules accentuées (É, È)  
Ex DUBOIS, RIVIERE

Indiquer tous les prénoms, sans abréviation, en Lettres Minuscules, sauf la première de chacun d'entre eux. Pour les noms composés, ne pas mettre le trait d'union,
Ex Jean Yves

Indiquer les personnes décédées par le signe + à la suite du dernier prénom
Ex   DUBOIS Gaston Pierre Léon +

Les patronymes et prénoms mal calligraphiés et impossibles à lire devront être signalés par un ?

Les patronymes et prénoms partiellement lisibles devront être saisis, dans les cases respectives, en positionnant des à l'emplacement des lettres douteuses.
Ex DUBO..      Gast Pierre Louis +

L'Age des personnages devra être mentionné pour les conjoints et les personnes décédées. C'est une excellente source d'information pour déterminer le circa de leur naissance.
Ex 15 a pour 15 ans ; Ex 18 m pour 18 mois ; 3 j pour 3 jours

Les conjoints décédés doivent être indiqués. Faire suivre le dernier prénom par le signe +
Ex DUBOIS Marie  Constance +

L'origine des parents, (naissance) des époux (mariage) et de la personne décédée est importante. Cette indication permet de diriger les recherches vers les lieux d'origine. Ne pas confondre "habitant/domicilié à" et le lieu d'origine "originaire de/né à)

Format du lieux d'origine, 56 St Paul . Lors d'un tri, les communes portant le même nom seront ainsi triées par département.
Ex 04 St Paul ; 06 St Paul ; 19 St Paul ; 33 St Paul

Les remarques: noter les mentions marginales, circonstances du décès, lieux de décès (transcription d'acte pour les personnes décédées hors de la commune,)
Les témoins pourront y être indiqués, s' ils peuvent apporter une indication importante

Particularités:

Père inconnu, saisir  INCONNU

Les surnoms "dit la fleur" doivent suivre les prénoms
Ex: Jacques dit la Fleur

Informations manquantes, si non indiqué par le rédacteur de l'acte: ne rien saisir ou mettre un tiret -

Jumeaux indiqués dans un seul acte de naissance devront faire l'objet de deux actes distincts

Enfants morts nés: indiquer le patronyme du père et "enfant mort-né" pour prénom, dans les cases respectives.
Ex: DUBOIS enfant mort né

Enfants trouvés: espace patronyme: ne rien indiquer (voir note); espace prénom: indiquer "enfant trouvé".
Bien souvent, l'acte mentionne le lieu et les circonstances dans lesquelles, l'enfant a été trouvé. Le mentionner dans l'espace "Remarques"
Note: certains logiciels obligent de renseigner le champ du patronyme. indiquer dans ce cas un caractère quelquonque: ( . ) ( * ) ( ¤ )

Naissance et décès d'un nouveau-né mentionnés dans un seul acte: établir une fiche naissance et une fiche décès

Modèle de fiche de saisie manuelle pour les naissances et les décès

COMMUNE : Nom et code Insee ou postal

ACT :Nature: N ou D DATE :                                            REF : cote d'archive

NOM :                                                     Prénoms : Tous les prénoms              Age :(pour les décès)
Origine : (pour les décès)
NOM père :                                            Prénoms père :
Tous les prénoms 
Origine : Lieu d'origine du père si différent de la commune concernée
NOM mère :                                           Prénoms mère : Tous les prénoms 
Origine : Lieu d'origine de la mère si différent de la commune concernée
REMARQUES : Mention marginale, ou tout renseignement intéressant

 

Modèle de fiche de saisie manuelle pour les Mariages

COMMUNE : Nom et code Insee ou postal

ACT :Nature: M DATE :                                            REF : cote d'archive

------------------- Mari --------------------

 Nom :                                                           Prénoms :  Tous les prénoms                Age :
Origine :
Lieu d'origine de l'époux si différent de la commune concernée
Profession:
Ex Conjoint:
Nom père :                                                   Prénoms père :
Origine :
Lieu d'origine du père si différent de la commune concernée
Profession:
Nom mère :                      Prénoms mère :
Origine :
Lieu d'origine de la mère si différent de la commune concernée
Remarque:

------------------ Femme --------------------

Nom :                                                           Prénoms : Tous les prénoms                     Age :
Origine :
Lieu d'origine de l'époux si différent de la commune concernée
Ex Conjoint:
Nom père :                                                   Prénoms père :  Tous les prénoms  
Origine :
Lieu d'origine du père si différent de la commune concernée
Profession:
Nom mère :                      Prénoms mère :  Tous les prénoms  
Origine :
Lieu d'origine de la mère si différent de la commune concernée
Remarques :

 

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